نظام فكره للآرشفة الكترونية والاتصالات الإدارية

برنامج الصادر و الوارد



شاهد الفيديو الآن

ما هو برنامج الارشفة الالكترونية ؟

برنامج لتسجيل جميع الخطابات والوثائق العادية أو السرية الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وحفظها وترتيبها بشكل متطور برنامج الصادر والوارد هو برنامج عربي من اقوى برامج الاتصالات الادارية في الوطن العربي ، حيث يتيح التواصل بين موظفي المؤسسات الصغيرة و المتوسطة . يمكنك برنامج الصادر والوارد من ارسال تنبيهات و تقارير على الشبكة المحلية لمؤسستك و طباعتها او ارشفتها في قاعدة البيانات و امكانية ترقيمها برنامج الصادر والوارد يحتوي على العديد من المميزات منها النسخ الاحتياطي للبيانات و امكانية ارجاعها في اي وقت البرنامج ينقسم الى ثلاثة اجزاء :- 1 الصادر والوارد برنامج لتسجيل جميع الخطابات والوثائق العادية أو السرية الصادرة من أقسام المؤسسة والواردة إليها وحفظها وترتيبها بشكل متطور ويمكنك من داخل البرنامج سحب المرفقات والأوراق التابعة للمعاملة عن طريق الأسكنر او الماسح الضوئي وحفظها داخل البرنامج يتيح البرنامج استخراج كافة التقارير التي تلبى احتياجات المؤسسة كذالك البرنامج يقوم بطباعة الباراكود للمعاملات وكذالك طباع باراكود بعنوان الجهة 2- الارشيف الإلكتروني يهدف البرنامج إلى حفظ بيانات الوثيقة مهما كان نوعها ( برقية – تعميم – خطاب – معاملة – قصاصة – شرح – فاتورة) ومهما كانت أهميتها( سرية – عادية ) وبالإمكان حفظ صورة الوثيقة واستعراضها عند البحث عنها وطباعتها أو تصغير وتكبير الصورة … 3- متابعة المعاملات الواردة بعد حفظ المعاملة الواردة يمكن للمستخدم متابعتها الى اى قسم ذهبت وما حدث عليها وتاريخها تحويلها بمعنى انة يقوم بفتح سجل للمعاملة على كل ما يحدث لها داخل المؤسسة ويدعم البرنامج العمل على الشبكات كما يدعم طبقات المستخدمين وصلاحياتهم على الإطلاع على المواضيع السرية أو العادية أو الأطلاع ومشاهدة صورالوثائق والمرفقات

الإحالات والموافقات

عندما تقوم بإنشاء مراسلة أو خطاب على النظام، فإن النظام يوفر لك طريقة مرنة لإدارة خط سير الخطاب بين الإدارات المختلفة. يمكن للموظف تحويل المراسلة لموظف آخر، وتعيين مهمة له، أو طلب موافقة على المراسلة لاعتمادها.

إدخال مرن وذكي

بسهولة يمكنك إنشاء المراسلات الجديدة الواردة والصادرة، وإعطاءها رقما موحدا يمكن طباعته على هيئة باركود Barcode لتتبعه بسهولة فيما بعد.

التنبيهات

مع كل تحويل يتم على النظام، أو طلب لمهمة أو لموافقة من مستخدم، فإن النظام يقوم بإشعار ذلك المستخدم ليقوم بالإجراء اللازم بطرق مختلفة. يتيح النظام إنشاء تنبيهات على المراسلات التي تحتاج لرد، لتذكيره قبل حلول موعد الرد المطلوب.

الخصائص والمزايا

سريع، سهل، ومرن


إشعارات وتنبيهات

يتميز برنامج فكرة لللأرشفة الإلكترونية تنبيه المستخدمين إلى الأحداث المهمة داخل النظام ، أو لتذكيرهم بالمواعيد المحددة لعناصر مختلفة ، مثل المهام والقنوات الأخرى: البريد الإلكتروني ، والنظام ، والرسائل القصيرة.

بحث سريع وذكي و OCR

محرك بحث متطور يمكنه البحث باستعمال مرشحات كثيرة ومتنوعة، والدمج بينها، للوصول لأي عنصر بسهولة وسرعة. كما يوفر النظام خيار استعمال OCR للتعرف البصري على النصوص وتعزيز عملية البحث.

واجهة برمجية API

يتوفر بالنظام واجهة برمجية قياسية RESTful JSON API لكي تتمكن الأنظمة الأخرى مثل أنظمة ERP من التكامل مع النظام بكل سهوله ويسر.

لوحة متابعة وتقارير

لكل مستخدم لوحة متابعة Dashboard بها إحصائيات ومعلومات، مع صندوق بريد داخلي. هذا مع قسم للتقارير المختلفة التي تعطي نظرة شاملة للنظام وأداء المستخدمين.

تكامل مع الفاكس الإلكتروني

تقوم إضافة الفاكس الإلكتروني بتوفير ربط مع أنظمة الفاكس الإلكتروني بحيث يمكن استقبال الفاكس مباشرة على النظام من أجل تحكم أكثر، وتسهيلا لمهام المستخدمين.

لغات وتقاويم متعددة

يدعم النظام العربية والإنجليزية، كما يدعم التقويمين: الميلادي أم القرى، بحيث يمكن للمستخدم تخصيص واجهته حسب احتياجه.

وثائقك في أمان، اجراءاتك أكثر انسيابية

تعاني الأعمال والشركات المختلفة من أمرين: إدارة الوثائق (الورقية والالكترونية) بالشكل الآمن والفعال، وإدارة العمليات اليومية بشكل سلس وتحت الرقابة والتحكم (مثل معالجة طلبات العملاء، وإدارة النماذج، وإدارة المعاملات والاجراءات بين الإدارات المختلفة).


تحكم

نظام صلاحيات مرن ذو مستويات وإدارة لمجموعات المستخدمين، ودعم للصلاحيات التلقائية بتعريف الهيكلة الوظيفة

راقب

مراقبة لكافة عناصر النظام وتسجيل لكافة الأنشطة والتعديلات التي تتم من المستخدمين على العناصر المختلفة

مميزات اخرى

إطار عمل صمم للجميع، بمعايير الوب الحديثة

تقارير وإحصائيات

تقارير مختلفة عن مختلف مكونات النظام، بحيث يتمكن المدراء من المراقبة والمتابعة الدائمة

رسائل داخلية

يدعم النظام إرسال واستقبال الرسائل بين المستخدمين من داخل النظام لتحقيق تعاون أفضل وأسرع

دعم التعليقات

يدعم النظام إمكانية التعليق على المراسلات والخطابات لتبادل الأفكار والملاحظات وتوزيع المهمات

الارشفة الالكترونية في لقطات

هنا تجد فيديوهات يشرح لك أهم المميزات الموجودة بالنظام

جولة عامة
البيانات الاساسية
التعامل و ادارة الوثائق و المعاملات
أدارة المستخدمين و الصلاحيات
التقارير و الرسم البياني

عملاؤنا


شركة روكي للتجارة والمقاولات – المدينة المنورة مؤسسة سعيد المبطي الوقفية الشربتلي للفواكه مجموعة شركات الزاهدت للتراكتورات شركة توكيلات الجزيرة للسيارات طيران القوات البرية الملكية السعودية – الدمام شركة مكيون مطورون – مكة شرطة جدة – وحدة العمليات كتيبة الأمن والحراسة ​- القوات البرية – جدة المجلس التنسيقي لمؤسسات وشركات خدمة حجاج الداخل – مكة مستشفى د . سليمان فقية F.A Batterjee Group مندي البادية خبراء التربية القوات الجوية الملكية السعودية مؤمن وزارة الحرس الوطني سابا الطبية

الوثائق والأرشفة الإلكترونية

الماسح الضوئي

الماسح الضوئي

يمكن إضافة الوثائق بالرفع أو بالمسح الضوئي من النظام. مع الماسح محرر صور وخيارات متقدمة أخرى مثل دعم التعرف الآلي على الفواصل.

التصفح السريع

التصفح السريع

تصفح الملفات مباشرة من النظام دون الحاجة لتحميلها. الملفات المدعومة تشمل pdf وملفات مجموعة Office الأساسية والصور وملفات الوسائط.

الإصدارات

الإصدارات

إدارة للإصدارات المختلفة من الوثيقة الواحدة، بحيث يمكن حفظ النسخ القديمة منها دون تكرار الملفات أو فقدانها، مع التحكم في الإصدار الرئيسي.

بطاقات المعلومات والفهرسة

بطاقات المعلومات والفهرسة

آلية مرنة لتصميم بطاقات معلومات وحقول متنوعة لإضافتها على الوثائق، ومن ثم إدخال(فهرسة) المعلومات المرتبطة بها لتعزيز البحث لاحقا.

نظام التشغيل

نظام التشغيل

إدارة الوثائق تشابه أنظمة التشغيل لتسهيل الاستعمال، مثل بناء شجرة مجلدات لكل خزانة، ودعم النسخ والنقل والحذف من خلال سلة المهملات،

إشعارات الإحالات والاستلامات

إشعارات الإحالات والاستلامات

مع كل إحالة يتم إشعار المستخدم المحال إليه بوجود إحالة جديدة، ومع فتحها يقوم المستخدم بعمل استلام لها ويتم تسجيل الوقت، وإشعار المحيل.

إدارة أنواع المعاملات

إدارة أنواع المعاملات

إنشاء أنواع مختلفة من المعاملات ووضع القواعد والقيم التلقائية لكل نوع، والإدارات والمستخدمين المسئولين عنها، وجهات الإحالة التلقائية لها.

إدارة حالات المعاملة

إدارة حالات المعاملة

حالات مختلفة للمعاملات لمتابعة المفتوح والمعلق والمغلق والمتأخر، مع تحديد تواريخ الاستحقاق وصلاحيات انتقال المعاملة بين الحالات المختلفة.

الحقوق محفوظة لـ نظام فكره للآرشفة الكترونية والاتصالات الإدارية