15 سبتمبر

لماذا يجب ان تستخدم برنامج الاتصالات الادارية لشركتك؟

4-mmيعتبر الارشيف من اهم الادارات الاساسية للقطاعات الحكومية و الخاصة حيث يتم حفظ جميع الملفات بة

و يمثل الارشيف تاريخ الشركة  من حيث الادارات و الموظفين و مع تزايد نمو المؤسسة يصبح الارشيف عائقا  كبيرا

 لكثرة الاوراق و الملفات الموجودة بة خاصة مع نجاح  المؤسسة لسنوات كثيرة مما يؤدى الى تلف الكثير من المستندات مع مرور الوقت  و ذلك بسبب اخطار استخدام طريقة الحفظ التقليدية

فضلا عن الجهد و الوقت و الموظفين  المسؤلين عن اضافة جميع الملفات بالارشيف

مما يكلف شركتك رواتب كثيرة فضلا عن ادارتهم

 و لكن مع  التطور التكنولوجى ظهر مفهوم جديد وهو الارشفة الالكترونية

  و تقوم على استخدام الحاسب الالى حيث اثبح الحاسب اساسيا بالمؤسسات

كيف يتم اضافة الملفات لبرنامج الاتصالات الادارية؟

edraa-sader-waredيتسائل كثير كيف يتم اضافة مستندات الشركة الى برنامج الصادر و الوارد و يتم ذلك عبر استخدام الماسح الضوئى (السكانر)

ثم حفظة فى ملفات وفى ترتيب  حيث يتم تحديد رقم الملف و اسم الادارة و شعار الشركة و نوع الحركة التى تتم بالملف و بذلك يتم توثيقة بشكل كامل و يمكن طباعتة اذا دعت ا الحاجة الى ذلك باى وقت.

ومن اهم برامج التوثيق و الارشفة الالكترونية العربية برنامج فكرة للارشفة و الاتصالات الادارية حيث اثبت البرنامج كفائتة فى ادارة الشركات المختلفة

حيث يتميز بتوفير دعم فنى مستمر و تحديثات لتطوير البرنامج و يعد افضل برنامج اتصالات ادارية لتنظيم العمل بالمنشات سواء الخاصة او الحكومية

ما هى مشاكل استخدام الأرشفة التقليدية؟

coverيوجد الكثير من المشاكل التى تعترى استخدام الارشفة التقليدية و تتمثل فى:-

1-تعرض المستندات للتلف، وتغير اللون، وعوامل الطبيعة مثل الأتربة والتآكل بسبب بعض الحشرات

2-عدم وجود نظام امان على المستندات و الاطلاع عليها من قبل الموظفين

3-كثرة نسخ الوثيقة ليمكن تداولها بين الأشخاص المعنيين بالموضوع

4-تلف المستندات وفقدان الكثير منها في كثير من الأحيان بسبب التداول اليدوي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات

5-ضياع الكثير من الأوقات والجهود بسبب مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات

6-جميع عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع يتم الاعتماد فيها على قدرات فردية للموظفين القائمين على الأرشفة، مما يجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصية

7-ضياع الكثير من المال على موظفى الارشيف لانة يحتاج الى الكثير من الموظفين

8-صعوبة الاستعلام عن المعاملات التى تمت منذ سنوات.

ما هى الحلول التى يقدمها برنامج الاتصالات الادارية؟

emails-tkamolييقدم برنامج الصادر و الوارد  حلول متكاملة لتنظيم سير العمل بشكل كبير حيث يعتمد بالاثاث على

1- بناء قاعدة بيانات كاملة للشركة

2-تطوير استخدام الاتصالات بين الادارات المختلفىي

حيث عالج برنامج فكرة للارشفة و الاتصالات الادارية  تلك النقاط بشكل اساسى و بذلك يعد برنامج فكرة للصادر و الوارد من افضل  البرامج العربية التى تعمل على رفع كفائة الشركات و تطويرها و ذلك لما تقدمة من حلول ذكية وهى

الحل الاول

تكوين قاعدة بيانات متكاملة من المستندات و الوثائق حتى يستطيع برنامج الاتصالات الادارية احتواء معظم صيغ الملفات  و تكون مرتبة حسب كل ادارة على حدة.

الحل الثانى

امكانية الاستعلام عن اى ملف و البحث عنة بطريقة سهلة و سريعة حتى يتمكن  موظف الارشيف من مراجعة الملفات  بشكل سريع مما يوفر الحهد و الوقت بشكل كبير كما انة يعمل على رفغ الكفائة الانتاجية للشركة.

الحل الثالث

توفير شاشة معلومات  كاملة للملف و نوعة و بياناتة و الادارة التابعة لة و الحركة التى تمت علية و درجة اهميتة و تمميزة ايضا مما يسهل عملية البحث عنة باى وقت بشكل سريع.

الحل  الرابع

انشاء باركود مؤرشف مع امكانية طباعتة سوا كان الملف صادر او ورارد.

الحل الخامس

هناك ملفات مهمة وسرية  جدا لا يحق ان تكون معروضة لكافة المستخدمين لذلك يوفر برنامج الاتصالات الادارية ميزة صلاحيات المستخدمين حيث يقوم المدير بمنح الصلاحيات للمستخدمين كل حسب ادارتة مع اعطاء صلاحيات خاصة للملفات الهامة للقائمين على العمل بها او المنوط بهم فقط الاطلاع عليها.

وختامًا، فإن الشركات في عصر التكنولوجيا بحاجة إلى تسخير كل ما هو تقني لإنجاز مهامها في أقل وقت مُمْكِن، وفي مجال الأرشفة الإلكترونية،  و يحتل الصدارة في هذا المجال برنامج فكرة للارشفة و الاتصالات الادارية، ويمكن معرفة الكثير عن البرنامج من خلال زيارة موقع البرنامج على الإنترنت.

شارك على

أضف تعليق

*